Keynote Interne audits als opmaat naar professionele school: Paul van Deursen

• Wat is het 

• met elkaar praten over onderwijs
• waarderen van de onderwijs kwaliteit
• systematisch verbeteren van onderwijs en kwaliteit

• Waarom

• Onderdeel van professioneel leiden van professioneel besturen
• Expliciteren en verantwoorden wat je hebt gedaan: leveren we voldoende kwaliteit
• Zorgen dat je als leider in controll bent: ik weet wat er gebeurt en onderneem acties
• PDCA is het hart van audit systeem
• Plan: er is een duidelijk en goed (binnen wettelijke kaders) actueel en gezamenlijk (met stakeholders vastgesteld beleid
• Do: dat je het ook uitvoert, dat de organisatie te dienste staat rondom beleid.dat er eigenaarschap is bij de medewerkers en dat ze daarin worden gefaciliteerd
• Check: wat zijn de effecten van mijn beleid; hoe tevreden zijn ouders/lln/lk bijstellen van beleid of bijstellen van Do middels meer uren
• Middels PDCA met een audit houd je ook de lk scherp binnen de cyclus en er ontstaat een debat over onderwijs.

• Nadelen

• Kost (relatief) veel tijd
• Bevat een administratieve bureaucratische component
• Delicate situatie: bijv. onvoldoende vordering van kwaliteit

• Hoe ziet het er uit

• Beschrijving doel: beheersingsparadigma tov leerparadigma - waarderende audit of een risico audit - visie gericht systeem

Stap 1. Bepaal de scope.
Welk onderwerp of welke onderwerpen gaan we onder de loep nemen? Richt de interne audit zich bijvoorbeeld op de mate van veiligheid binnen de school of betreft het de werking van het kwaliteitssysteem? Gaat het om de manier waarop het didactisch concept werkzaam is of om de integrale resultaten van het strategisch beleid

Stap 3. Werk de scope uit in een beoordelingskader.
In het beoordelingskader wordt het gekozen onderwerp uit stap 1. geoperationaliseerd. Auditoren vergelijken straks hun observaties met dit kader. Op basis van deze vergelijking weten zij dan of de door de school genomen beleidsmaatregelen goed, voldoende of onvoldoende zijn uitgevoerd en waar verbetermogelijkheden liggen.

Stap 5. Ontwikkel een stramien voor zelfevaluatierapporten.In de zelfevaluatie zet de school haar beleid en beleidsuitvoering af tegen dat van het “beoordelingskader”. De auditcommissie gebruikt de zelfevaluatie om zich een eerste beeld te vormen van de kwaliteit van het gekozen onderwerp op school en vragen te verzamelen voor het auditgesprek. In het format zelfevaluatie staat beschreven hoe de school een goede zelfevaluatie kan schrijven. Essentieel daarbij is dat de PDCA-kringloop zichtbaar wordt.

Daarna volgt een bezoek. De auditcommissie bekijkt alleen datgene wat is afgesproken is.

Stap 7. Organiseer de audits .Een standaard audit ziet er als volgt uit: “De school schrijft ter voorbereiding op de audit een zelfevaluatie. Het auditteam  komt twee keer bij elkaar om vragen te formuleren. Voor de audit zelf wordt een dag of dagdeel per school uitgetrokken. Begonnen wordt met een rondgang door de school. Daarna volgen gespreksronden van een uur: met het management en de leidinggevenden, met leerlingen, met medewerkers en eventueel ook met ouders en externe stakeholders. De belangrijkste conclusies van de dag worden door het auditteam op het einde teruggekoppeld aan alle geïnteresseerden en enkele weken later in een rapport onderbouwd”. Draag de eerste keer zorg voor goede procesbegeleiding tijdens deze audit zodat iedereen snel in zijn of haar rol komt.

• Kritische succesfactoren

• Bestuurlijk inbedden: onderdeel maken van een leercyclus
• Eigenaarschap bestuur en directie: voorkom dat het een wassen neus wordt. Borg de cyclus en waardeer het. wees kritisch
• Inplannen en uren: het is belastend
• Professionaliseren auditoren en schrijvers: na drie/vier jaar ontstaat beheersing
• Secure planmatige voorbereiding (bijv. staf)
• Neem de tijd (want cultuurverandering) maar zet wel door
• Begeleid het proces en de kwaliteit van de eerste resultaten

Mbv auditing creëer je een lerende en professionelere organisatie die gericht actie onderneemt!

Reflectie:
De systematiek van auditing vergt de nodige tijd en inspanning. Het is echter denk ik wel de stap die binnen mijn stichting moet en kan worden gezet. Er is tussen de schoolleiders een veilige omgeving en een grote wil om te verbeteren en te leren. Kijkend naar de kritische succesfactoren dan zal met name opsomming 1 en 2 binnen mijn organisatie moeten worden ontwikkeld. 

Het inzicht dat de PDCA-cyclus het hart van de auditing is herken ik. Ik probeer dit binnen mijn eigen scholen ook zoveel als mogelijk te organiseren en ik denk dat als dit op bestuursniveau ook zou worden gestandaardiseerd, dat dit de kwaliteit van ons onderwijs zou versterken.